كتابة التقرير

هل تريد أن تكتب تقريراً؟ إذا كنت تريد أن تكتب تقريراً متميزاً فإن السطور القليلة القادمة ستحمل لك خطوات محددة وهامة لتنفيذ تقرير مهم ومتميز في مجال عملك أو دراستك وغيرها، حيث نتعرف على كتابة التقرير والعناصر الهامة الواجب توافرها فيه وأنواعه وغيرها من الأمور.

أهمية التقارير وأنواعها

التقارير من الأمور الهامة المستخدمة من أجل تبادل المعلومات والبيانات وتوثيقها وقد تكون نصاً مكتوباً أو تقارير شفهية ترفع لرئيس العمل وهي تحتوي على البيانات والحقائق وتحليلها تحليلاً واحتوائها على مقترحات وتوصيات معينة.

أما عن أنواع هذه التقارير، فهي تتميز بوجود العديد من الأنواع مثل:

  • تقارير مستمرة أو دورية: وهي عبارة عن تقارير لها مواعيد محددة سنوية أو شهرية أو يومية أو أسبوعية وهي تتمثل في تقارير المبيعات أو في التقارير الخاصة بالإدارة والتقارير المالية والاقتصادية وغيرها.
  • تقارير غير مستمرة أو غير دورية: وهي تلك التقارير التي تتمثل في تقارير الأبحاث و الدراسات بشتى أنواعها أو التقارير التي تختص بوجود توصيات ومقترحات أو تحليل حالة معينة في العمل، أو تقارير نهائية تعرض على رئيس العمل بشكل عدة جوانب في العمل، أو تقارير تقدم حقائق عن العمل وغيرها، وهذه التقارير تكون في أغلب الأحيان طارئة وغير مستمرة أو بمعنى أدق تنتهي مهمتها عند تقديمها.

عناصر مهمة لكتابة تقرير متميز

العديد من العناصر التي يجب أن نعتبرها الأساس في كتابة التقرير الذي نريد أن نكتبه بشكل جيد ومتميز، وهذه العناصر يمكن توضيحها خلال النقاط التالية:

  • أن يكون التقرير مختصراً: لابد أن يكون التقرير مختصراً بعيداً عن التطويل والاستطراد وبعدياً عن الكلمات الكثيرة والتي تبعث على نفس القاريء الملل أثناء القراءة.
  • أن يتميز التقرير بالدقة: تعتبر الدقة هي أهم من عناصر اس تقرير مكتوب أو حتى شفهي وهو أن يقدم المعلومات والبيانات والحقائق بشكل دقيق بعيداً عن البيانات والمعلومات غير الدقيقة، والدقة هو الغرض من تقديم معلومات التقارير.
  • التنظيم والتسلسل: اجعل تقريرك الذي تكتبه منظماً ومرتباً ومتسلسلاً من حيث المعلومات والبيانات والحقائق الموجودة فيه، حيث يحتوي على مقدمة مختصرة ثم عناوين رئيسية وفرعية ثم الخاتمة ونتائج التقارير و التوصيات وغيرها.
  • لغة التقرير: استخدم اللغة السهلة السلسة الواضحة البعيدة عن الخطأ والدقيقة في اختيار و انتقاء الألفاظ واستخدام القواعد المناسبة والبلاغة القوية.
  • الوضوح: استخدم الألفاظ الواضحة المباشرة البعيدة عن التورية التي لا تجعل التقرير مبهماً مما يفقده قوته.
  • تحديد الهدف من كتابة التقرير: وذلك من خلال تحديد طبيعة هذا التقرير والهدف من كتابة حقائقه و معلوماته وبياناته والأسباب التي دفعتك لكتابة التقرير

إلى جانب هذه العناصر الرئيسية السابقة لابد ان يحتوي التقرير على هوامش وملاحق وملخص مختصراً، وهذه مكوّنات إضافية مهمة تزيد من قوة التقرير ووضوحه وإفادته للجهة المقدمة إليها.

5 خطوات هامة لكتابة تقرير مميز

من أجل كتابة تقرير جيد ومميز لي غرض من الأغراض لابد من مراعاة أولاً العناصر التي تحدثنا عنها منذ قليل، ثم إتباع الخطوات التالية التي تتمثل في:

تجميع المعلومات والبيانات الخاصة بكتابة التقرير
قبل كتابة التقرير، قد يكون هناك توزيع للمسؤوليات والمهام على فريق إعداد هذا التقرير، في حالة إذا كان التقرير جمّاعي أو يختص بأمور تخص المؤسسة أو التقارير المالية وغيرها، ففي حالة عدم وجود فريق عليك بتجميع البيانات وتحديد وضع هذه البيانات والمعلومات ومكانها في التقرير.

وهذا التجميع متمثلاً في المقابلات وجلب المصادر والمراجع والكتب وغيرها.

البدء بإعداد التقرير
الإعداد هنا يعني مراقبة ودراسة جميع المعلومات والبيانات وطرح الأسئلة الخاصة بالتقرير وحل المشكلات الخاصة بهذا الطرح وتحديد شكل وهيئة ومتن التقرير وإعداد الجداول الخاصة بالبيانات والمعلومات، وكذلك تحديد وترتيب التقرير من حيث وضع المعلومات وتبويبها وفقاً لهدف التقرير النهائي.

تحليل المعلومات والبيانات التي يحتوي عليها التقرير
خطوة هامة أيضاً قبل الكتابة وهي تحليل جميع المعلومات والبيانات التي تم تجميعها في السابق إما عن طريقك أو طريق الفريق الذي يعمل معك، والتحليل يتمثل في التأكد من صحة المعلومات والصور المرفقة بها والملاحق ومدى تطابق المراجع والمصادر مع هدف التقرير.

كتابة مسوّدة أولى للتقرير
هذه المسوّدة الأولى أو التجريبية لكتابة التقرير حيث يمكنك كتابة جميع البيانات والمعلومات والتعديل في التبويب والتقسيم أو الكتابة والتأكد من السلامة النحوية والمراجعة اللغوية والتأكد من تطابق العناوين والغلاف والتأكد من سلامة الهوامش وتطابقها مع معلومات المتن، وكتابة صفحة المراجع والمصادر والتأكد من صحتها وغيرها من تلك المهام.

كتابة النسخة النهائية والمعتمدة للتقرير
وهذه هي النسخة التي تقدم للعمل أو الجهة التي تريد تقديمها إليها، والكتابة هنا تأتي بعد تعديل جميع الأخطاء التي تمت في المسوّدة الأولى، وهنا نأتي إلى عناصر الكتابة حيث لابد أن يحتوي التقرير على مقدمة قصيرة تبيّن الهدف من تقديم التقرير وأهميته والمشكلات التي يطرحها وغيرها.

ثم نأتي لكتابة المتن والذي يعتبر هو الأصل في هيكل التقرير حيث يحتوي على عناوين رئيسية معبرة عن التقرير ثم العناوين الفرعية، وكتابة جميع المعلومات والبيانات وفقاً لتقسيمها وتبويبها وغيرها.

ثم تأتي الخاتمة والنتائج والتوصيات والمقترحات وغيرها، ثم الملاحق والجداول الخاصة بالتقرير والصور المرفقة وغيرها.

إن التقرير يعتبر من الأمور الضرورية في كل مؤسسة وغيرها من جهات العمل لأنها المرآة الحقيقية التي تبيّن قوة وأداء العمل والتعرف على سير العمل والأخطاء التي يجب تلافيها في بيئة العمل.

بواسطة: Yassmin Yassin