ماهية التحرير الإداري: المفهوم، الخصائص، الأهداف وشروطه الفنية

تعريف الإدارة هي الجهاز التنفيذي المكلف بتطبيق قوانين و تشريعات الدولة و تقديم خدمات عامة لتلبية حاجيات المجتمع و ذلك في ظل احترام مبادئ العدالة المساواة و الشفافية و الجودة و الكفاءة في العمل.

و للإدارة عدة أهداف يمكن حصرها في القدرة على التسيير سواء الموارد البشرية و المالية، تحرير المراسلات الإدارية المختلفة، التوقيع و اتخاذ الإجراءات، الاتصال و التبليغ.

الفرق بين التحرير الإداري والمراسلات الإدارية:

مفهوم التحرير الإداري

التحرير الإداري يشير إلى عملية صياغة الوثائق والنصوص الإدارية بطريقة رسمية ومهنية، وفق صيغ و مواصفات خاصة نابغة من طبيعة النشاط الإداري ويشمل تقنيات وأساليب الكتابة التي تضمن وضوح الرسالة ودقتها كما انه وسيلة للتواصل الداخلي و الخارجي.

و للتحرير الإداري مجموعة من الأهداف على غرار التواصل بين مختلف المصالح و الهيئات.
تحرير المعلومات و تبليغ القرارات، توجيه الأوامر و اصدار التعليمات و نقل المعلومات.

خصائص الأسلوب الإداري

الموضوعية حيث على المحرر ان يكتب باسم الإدارة و يبتعد عن المؤثرات الذاتية اي ينقل المعلومات و الأحداث على حقيقتها

الايجاز: يعني انشاء معنى واضح من كلمات و جمل قصيرة غير مكررة.

الوضوح و البساطة : أن يتم التحرير بأسلوب سهل و بسيط لا يشوبه الغموض باستخدام مفردات متداولة.

الدقة : يجب على المحرر التدقيق في الصياغة الإدارية و تجنب الصيغ الصعبة التي تعيق الفهم.

احترام السلم الإداري : التدرج الوظيفي هو تنظيم خاص بالادارات يكون هرميا من القمة إلى القاعدة و على المحرر احترام التدرج بحيث لا يمكن للمرؤوس الكتابة إلى رئيسه الأعلى دون اشعار رئيسه مباشرة.

المجاملة : و هي العبارة الأخلاقية الموجودة في خاتمة المراسلة و مهما كانت نوعية المراسلات يجب دائما إستعمال الكلمات المهذبة و المهنية.

شروط التحرير الإداري

شروط متعلقة المضمون يرتكز التحرير الإداري على ضرورة ترتيب الافكار و الاستدلالات عند التحرير و كذلك وضع تصميم مناسب للمراسلة، مما يساعد على بلورة أفكار المحرر. كما أن محتوى هذا النص لابد أن يشمل على مقدمة عرض و خاتمة.

اما الشروط المتعلقة بالشكل، فيجب على المراسلة ان تحتوى على موضوع واحد، احترام السلم الإداري و ترك الهواش في جميع الجوانب مع استعمال الورق الأبيض المناسب

أما المراسلات الإدارية، تعني وسيلة تبادل المعلومات والتواصل بين المصالح الإدارية أو مع الأشخاص الطبيعين أو الإعتبار يين، تستخدم لاغراض مختلفة مثل الإحالة التذكير الأخطار و التنبيه

الفرق بين الرسالة، الإنذار، الإعذار، التذكير، التنبيه:

• الرسالة : وثيقة تواصل عامة تُستخدم لنقل المعلومات أو الطلبات بين الأشخاص والمؤسسات بطريقة رسمية أو غير رسمية.
• الإنذار : وثيقة تواصل تُستخدم لتحذير الطرف الآخر من تبعات قانونية أو إدارية في حالة عدم التزامه بالتعهدات أو القواعد المنصوص عليها.
• الإعذار : وثيقة تُستخدم لإعلام الطرف الآخر بالتقصير في أداء واجب معين أو خرق العقد، مع منحه فرصة لتصحيح الوضع.
• التذكير : وثيقة تُستخدم لتنبيه الطرف الآخر إلى موعد أو التزام محدد يجب الالتزام به.
• التنبيه : وثيقة تواصل تُستخدم لإعلام الطرف الآخر بشكل فوري بمعلومة مهمة أو تغيير في الإجراءات أو السياسات.

و للمراسلة مجموعة من الظوابط مثل التحفظ و كتمان السر المهني، بيان مصدر المراسلة، احترام قواعد الاختصاص، لايجوز للموظف ان يهعد اختصاصه لغيره الا بوجود نص قانوني و يكون ذلك التفويض.

و هنا التفويض نوعين التفويض الاختصاص و آخر بالتوقيع كلاهما يستند لنص قانوني صريح و لايجوز لشخص المفوض له ان يفوض شهر اخر في مكانه و يكون التفويض من الأعلى إلى لاسفل
اما التفويض بالتوقيع يبقى الاختصاص في صاحب السلطة و لايمكنه التوقيع الا فيما فوض فيه و التفويض هو مؤقت بحيث ينتهي تلقائيا بعد تغيير الشخص.

نموذج قرار بتفويض إمضاء لنائب مدير في إدارة مركزية بالجزائر:

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
وزارة [اسم الوزارة]
الإدارة المركزية

قرار رقم [رقم القرار]
صادر في [تاريخ الإصدار]

بشأن تفويض إمضاء لنائب المدير [اسم نائب المدير]

بناءً على القانون رقم [رقم] الصادر بتاريخ [تاريخ]، المتعلق بتنظيم [القطاع أو الوزارة]، وبناءً على الحاجة لضمان استمرارية العمل وفعالية الإدارة في [اسم الإدارة أو القطاع]،

قرر ما يلي:

المادة الأولى: يُفوض إلى [اسم نائب المدير]، نائب مدير [اسم القسم أو الإدارة] في [اسم الوزارة أو الهيئة]، صلاحية الإمضاء نيابةً عن [اسم المدير]، مدير [اسم القسم أو الإدارة]، في كافة الأمور المتعلقة ب[نطاق التفويض]، باستثناء [الأمور المستثناة إن وجدت].

المادة الثانية: يُكلف [اسم نائب المدير] بالتقيد الصارم بالقوانين والتشريعات والسياسات الداخلية ل[اسم الوزارة أو الهيئة] أثناء ممارسته لهذه الصلاحية.

المادة الثالثة: يسري هذا القرار اعتبارًا من تاريخ صدوره وحتى [تاريخ انتهاء الصلاحية أو إشعار آخر].

صادر في [مكان الإصدار]، في [تاريخ الإصدار].

[توقيع المدير]
[اسم المدير]
مدير [اسم القسم أو الإدارة]
[ختم الوزارة/الهيئة]

يجب تعديل هذا النموذج وفقًا للإجراءات والتشريعات المحلية الخاصة بكل وزارة أو هيئة إدارية في الجزائر، وكذلك بناءً على الهيكل التنظيمي والصلاحيات المحددة في كل قطاع.

انواع المراسلات الإدارية

مراسلات ذات طابع رسمي مثل مراسلات خارجية بين إدارتين، مراسلات داخلية و مراسلات نازلة و أخرى صاعدة.
مراسلات ذات طابع شخصي اي مراسلة من الإدارة موجهة لشخص معين او مراسلة من شخص لإدارة.

قواعد كتابة المراسلات الإدارية

احترام السلم الإداري
تحمل المسؤولية عند اتخاذ القرار
الحيطة والحذر عند الكتابة
المحافظة على الأمانة و السر المهني.

أهمية المراسلات الإدارية
تسهل عملية التواصل و الاتصال بين مختلف المؤسسات و الهيئات الإدارية
تعتبر مستند قانوني و وسيلة اثباث
يعتبر مصدر معلومات
تتيح للكاتب طرح موضوع و قضية ما.

الجوانب الفنية لكتابة المراسلة الإدارية

1-الورق يكون ابيض و مقاسه 4

2-اجزاء المراسلة : الدمغة اي عبارة الجمهورية الجزائرية… في سطر واحد أعلى الورقة.

الطابع يتضمن اسم المؤسسة المرسلة و مديرتها ثم مصلحتها المعنية المراسلة تكتب كلها في الجهة اليمنى للورقة و تأتي تحت الدمغة مع مراعاة التسلسل الإداري.
الرقم التسلسلي هو رقم تسجيل الوثيقة في البريد الصادر
المكان و التاريخ يتم تدوينهم في الجهة اليسرى مقابل للطابع (المكان ثم التاريخ ).

بيانات المرسل : يتضمن بيان المرسل، صفته و يكون في أعلى الورقة في الجهة اليسرى تحت المكان و التاريخ

بيانات المرسل اليه و هي مجموعة بيانات التي تتضمن صفة و مهنة المرسل اليه تكون على اليسار في الاسفل بعد بيانات المرسل

الموضوع :عنوان مختصر لمحتوى المراسلة اي القضية أو الموضوع الذي يتم طرحه في الارسالية

نص المراسلة يحتوى على تفصيل الموضوع المطروح من قبل الجهة المرسلة

المرجع توضع تحت الموضوع لتذكير الوثائق السابقة المرسلة و المرفقات ذات صلة بالموضوع

و اخيرا التوقيع اسم وظيفة المرسل لتأكيد صحة الوثيقة

انواع الوثائق الإدارية

جدول الإرسال: وثيقة تستعمل لنقل الملفات و المعلومات سواء داخل الهيئة أو مابين الهيئات الإدارية فهي بمثابة سند قانوني وسيلة اثباث لنقل هذه الملفات.

الدعوة و التبليغ و الاستدعاء :هي رسائل إدارية تهدف لطلب حضور شخص ما أو أشخاص بصفة إلزامية

التقرير وثيقة إدارية هامة تستخدم لوصف أو تحليل قضية أو عرض لاجتماع أو دراسة
و اعلام المدير بالحيثيات و المعلومات.

المحضر هو وثيقة إدارية تكتسب طابع المستند القانوني الجائز على قوة الاثباث معاينة واقعة أو اثباث حادث أو التصريح بمباشرة مشروع أو الانتهاء منه.

خصائص المراسلة الإدارية:

تعد المراسلة الإدارية أداة أساسية في التواصل وإدارة العلاقات الإدارية بين مختلف الجهات والمؤسسات الحكومية والخاصة. من خصائص المراسلة الإدارية:

• رسمية: تتسم المراسلة الإدارية بالطابع الرسمي، حيث تتم بموجب قوانين وإجراءات محددة، وتتضمن توثيقاً للمعلومات والتوقيعات.

• دقيقة: يتميز الكتاب الإداري بالدقة والوضوح في التعبير، مع تجنب اللبس والغموض في الصياغة.

• موجهة: تكون المراسلة الإدارية موجهة إلى جهة معينة، سواء كانت داخلية أو خارجية، وتحدد الهدف والموضوع بوضوح.

• تحتوي على توجيهات: قد تتضمن المراسلة الإدارية توجيهات أو تعليمات للجهة المستقبلة بشأن الإجراءات المطلوبة.

• موثقة: يجب أن تتم مراسلة الوثائق الإدارية بشكل موثق ومعتمد، مع توفير البيانات اللازمة لتتبع العمليات والقرارات.

• سرية: تحترم المراسلة الإدارية سرية المعلومات والبيانات الحساسة وتلتزم بالتعليمات الخاصة بحماية البيانات.